今月始めにリニューアルしたサイトの、今後の運営に関する打ち合わせがあった。

このクライアントとは今月から保守契約を結んでおり、毎月数万円の費用をいただく変わりに、毎月の戦略ミーティング実施と提案、更新作業を行なうのだ。

私がこのクライアントのメイン担当ということもあり、はりきって提案書を作成し、説明した。
提案内容は詳細にはいえないが、簡単に言えば以下の内容を盛り込んでいる。

（１）サイトリニューアル時に設定していた目的を達成するために、リニューアル後1ヶ月間のアクセス解析の状況から、現状の問題点を抽出する。

（２）問題点に対し、その原因に対して仮説を立て、改善案を提示する。

これだけである。今回の内容はリニューアル後1ヶ月で、まだ検索エンジンにページが反映されていないこともあり、詳細な分析、提案を行なったわけではない。

こういう毎月行なうミーティングに関しては提案書のような文書を作成せず、口頭で行なうことも多い。しかし私はできるだけ文書に残すことが大切だと思っている。

その理由は以下のとおりである。

（１）提案内容を実行する場合、ミーティングに参加する担当者に決定権がなく、その上司に稟議をまわさなければならない場合、提案書があれば担当者が上司を説得しやすい。
（こちらの思いが文書を通じて間違いなく伝わる）

（２）提案書を蓄積しておけば、後々クライアンから保守費用に対して不満が出にくい。
我々の仕事の軌跡を残すことができる。

（３）プロジェクトメンバーの認識統一のため。
ひとつの文書が、メンバー一人一人をまとめる舵取りをする。

（４）何回も同じことを言わなくてよい。
口頭のみで提案すると、クライアントはよく忘れるので、次の打ち合わせ時にもう一度説明しなければならない。提案内容がクライアントの実行力が必要な場合、説明している時は、その気になるのだが、永遠に実行に移せない。
メモをとらないクライアントも多い。

（５）制作会社側のノウハウとして蓄積される。
文書として提案書が残っていれば、自分が去った後でもその思想、経緯を共有できる。
担当者がいなくなったから分からない、できないでは困る。
そのためには、誰が読んでも理解できる文書を心がけなければならない。

この日記では文書作成に関しては再三述べてきたが、それだけ重要な仕事である。